それなら、効率化のためにChatGPTを活用して「業務マニュアル」を作成してみるのはいかがでしょうか？
この記事では、ChatGPTに指示だしするだけで手軽に用意できる業務マニュアルの作り方を解説します。作業効率化の参考にしていただけると幸いです。
自力およびChatGPTで業務マニュアルを作る違い
今まで手作業で業務マニュアルを作成していた方も多いはずです。
しかし、作業時間がかかることはもちろん、伝わるような文章でまとめられないと悩む方も多いのではないでしょうか。
それならぜひ、ChatGPTを活用して高速かつ高品質な業務マニュアルを実施してみてください。
自力での作成、そして無料で使えるChatGPTでの作成の違いを詳しく紹介します。
①作業スピード
自力で業務マニュアルを作成する場合、次の手順で進めていくのが一般的です。
- 企画・構成を考える
- 文章をまとめていく
- チェックを行う
- 従業員に理解しやすいか確認してもらう
しかし、作成に何日もかかるほか、文章チェックや品質向上といった作業にも時間を要します。
対して、ChatGPTがあれば、上記のうち「文章をまとめていく」を丸ごと削減できてしまうのです。
ChatGPTは、指示だけ与えれば文章を自動でまとめてくれます。数千文字を数分でまとめてくれる高性能なAIサービスですので、ぜひ活用してみてください。
②文章の間違い
自力で文章を書いたとき「なんか読みづらいな」「次に何を書こう？」と悩むことはないでしょうか。
しかし、文章をより良くしたいと考えても、新しいアイデアが思いつかないことも多いはずです。
このとき、ChatGPTに文章を作成してもらえば、間違いを生み出すことなく正しい日本語で文章化してくれます。
もちろん、誤字脱字もないため、チェック時間を大幅に削減できる業務マニュアルを作成できるのです。
ChatGPTで業務マニュアルを作成する魅力
ChatGPTで業務マニュアルを作成することには、3つの魅力があります。
- テンプレートを用意してくれる
- 文章を要約してマニュアルにしてくれる
- 作成済みの文章を校正してくれる
マニュアルの作成を指示すれば、ベースとなるマニュアルのテンプレートを用意してくれるのが特徴です。
また、あなたが考えたマニュアル案を読み込ませることによって、要約してハイクオリティなマニュアルに書き換えさせることもできます。
さらには、作成済みのマニュアルの校正を任せられるのもChatGPTの魅力です。
文章作成に強いAIサービスですので、目的に合わせて活用してみてはいかがでしょうか。
ChatGPTの業務マニュアル作成に利用できるプロンプト
参考として、ChatGPTで業務マニュアルを作りたい方向けに指示文（プロンプト）を準備しました。
以下の文章に当てはめて自社のマニュアル作成を指示してみてください。
以下の<条件><構成>に合わせて「マニュアルの内容」に関するマニュアルを作成してください。<条件>
・各構成の頭には、1-1、1-2というように番号を振ること
・文章が長くなる項目について箇条書きを用いること<構成>
※大まかな流れを箇条書きでまとめる
ChatGPTで業務マニュアルを作成してみた
具体的な使い方として、ここでは「業務連絡の取り方」というタイトルでマニュアルを作成してみます。
まずは、プロンプトを用いて次の指示を用意してみました。
すると、次のようなマニュアルを30秒程度で作成してくれました。
業務連絡の取り方マニュアル
1-1. 業務連絡の必要性とは
業務連絡は効率的で円滑な業務遂行に不可欠な要素です。以下は業務連絡の必要性についての詳細です。・なぜ業務連絡が必要なのか
・業務連絡は次の点で重要です。情報共有: チームメンバーや上司と情報を共有することで、全員が同じ情報を持ち、目標達成に向けて協力できます。
課題の早期発見: 問題が発生した際に早期に報告することで、迅速な対応が可能となり、業務のスムーズな進行が保たれます。
効果的な協力: 連絡を通じて、チームメンバー間で役割や責任を明確にし、協力しやすくします。
進捗管理: 進行中のプロジェクトやタスクについて進捗状況を共有し、スケジュールを遵守するのに役立ちます。1-2. 業務連絡のルール
業務連絡を円滑に行うためには、以下のルールを守ることが重要です。連絡のタイミング
適切なタイミングで連絡: 緊急な場合を除き、他の人の業務に影響を与えないよう、適切なタイミングで連絡を取ることが重要です。朝の業務開始前や終了後など、相手のスケジュールに合わせて連絡を行いましょう。コミュニケーション手段
適切なコミュニケーション手段の選択: 連絡の内容や緊急性に応じて、適切なコミュニケーション手段を選択しましょう。メール、電話、チャットなどが選択肢としてあります。
明確な伝え方
明確な伝え方: 伝えたい情報を明確かつ簡潔に伝えましょう。必要な情報だけを伝え、誤解を避けるように心がけましょう。フォローアップ
フォローアップ: 重要な情報については、確認やフォローアップを行い、確実な理解と実行を確保しましょう。1-3. 業務連絡のポイント
業務連絡を効果的に行うためのポイントは以下です。重要事項を先に伝える
重要事項を先に伝える: 最初に最も重要な情報を伝え、その後の詳細情報を提供することで、相手に明確な方針を示しましょう。受信確認
受信確認: 重要な連絡は、相手からの受信確認を取ることで、情報の確実な伝達を確保しましょう。進捗報告
進捗報告: プロジェクトやタスクの進捗に関する連絡を定期的に行い、関係者を最新の情報でアップデートしましょう。
上記からも分かるように、かなりクオリティの高いマニュアルが作成されました。
あとは、出力された文章に手を加えていけば、業務マニュアルが完成します。
もし構成の内容を自分でまとめられないのなら、それ自体をChatGPTに提案してもらうのがおすすめです。
ChatGPTは、業務効率化に欠かせない重要なツールですので、ぜひ活用してみてください。
おわりに
この記事では、ChatGPTを用いて業務マニュアルを作成する方法について解説しました。
本記事に掲載したプロンプトを用いれば、すぐに業務マニュアル作成の指示文を用意できます。
マニュアル作りにお悩みの方は、この機会に、ChatGPTを試してみてはいかがでしょうか。
