それなら、データ共有やアクセス解析に利用できる「DocBase」を利用してみるのはいかがでしょうか。
この記事では、DocBaseの概要や導入するメリットについてご紹介します。
また、利用する際の注意点も解説しているので、データ共有を効率化する参考にしてみてください。
DocBaseとは？
DocBaseとは、ソフトウェア開発、サーバ構築を展開する株式会社クレイのデータ共有ツールです。
PCやスマホで簡単に利用できるのが特徴であり、共有したデータを同時に編集できるため、リモートワークとしても利用できます。
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DocBaseの特徴 |
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| 運営会社 | 株式会社クレイ |
| プラン料金 | スタータープラン：990円/月
ベーシックプラン：4,950円/月 レギュラープラン：9,900円/月 ビジネスプラン：21,450円/月（100人共有の場合） |
DocBaseの特徴を3つ整理しましたので、このツールのポイントを見ていきましょう。
①データ共有に活用
DocBaseは、文書データなど、業務で利用するデータをクラウドを通じて関係者に共有できるのが特徴です。
共有したデータは、リアルタイムで同時編集が可能であり、リモートワークをしていても、まるで同じ空間で働いてるように作業を進められます。
また、作業中にコメントなどを残せるため、業務上で修正が必要なFBや、確認なども簡単に実施できるのが魅力です。
②文書作成に活用
DocBaseは、ただ文章を共有できるだけではなく、DocBaseのサービス内で直接文書を作成できるのが特徴です。
報告書や提出物として利用できるデータをまとめられることはもちろん、デザインテンプレートを使うことによって、統一感の取れた資料を準備できます。
Officeソフトとしてよく利用するExcel、Word、PowerPointと同等の機能を利用できるので、オンラインで共有する資料作成のプラットフォームとして利用してみてはいかがでしょうか。
③アクセス解析に活用
DocBaseを使って管理しているデータは、API連携や、外部サービスと連携することによって、多機能性を持たせることができます。
例えば、データ利用者の情報を細かく分析できる機能や、共有した人たちの利用状況などを分析できるのが特徴です。
また、誰がデータを触ったのかを確認できたり、作成した資料を誰がチェックしたのかも確認できたりと、資料の閲覧管理としても利用できます。
DocBaseを導入する3つのメリット
そうお悩みなら、こちらで紹介する3つのメリットをチェックしてみてください。
使いやすさに特化したツールなので、1つずつ見ていきましょう。
①初心者でも操作しやすいUI
DocBaseは、初心者でも使いやすい、シンプルなユーザインターフェースが搭載されたツールです。
シンプルな操作画面が特徴的であり、視覚的にどの機能を利用していけば良いのかを判断できます。
また、1つの画面内に、必要な情報が揃っているため、確認や共有などは楽にできることも魅力です。
操作をマスターするのに時間がかからないことも含め、初めてデータ共有ツールを導入するという方におすすめのツールだといえます。
②サービス内でコミュニケーションが可能
DocBaseは、データ共有した関係者と一緒に、1つのデータをリアルタイムで共有しながら作業が行えます。
誰が触っているのか、アイコンで確認できるほか、操作中の画面がリアルタイムで動いていくため、誰がどこを触れているのかを簡単に判断できるのが特徴です。
また、作業中には、コメントなどを残して、疑似的に会話ができます。
ブッキングすることなく、スムーズに作業を実施できることから、リモートワークといった離れた場所でのコミニケーションとして利用してみてはいかがでしょうか。
③万全なセキュリティ対策に対応
DocBaseには、それぞれのユーザが安全に適用できるセキュリティとして、次のような機能が搭載されています。
- シングルサインオン機能
- 2段階認証機能
- データ共有のアクセス制限機能
他にも、通信の暗号化を行ったり、データ自体を暗号化して管理できます。
関係ない第三者に見られることなくデータを共有できることから、安心して利用できるのが魅力です。
DocBaseを利用する注意点
便利に利用できるDocBaseですが、利用時に注意すべきことが2つあります。
スムーズな作業に関係してくるポイントですので、最後に確認しておきましょう。
①文書作成数が多いと管理が煩雑になる
DocBaseを使えば、複数人で同時に、同じ文書作成を実施できます。
ただし、文書作成で共有するユーザが多い場合や、大量の文章を管理しなければならない場合などは、画面表示や管理が煩雑になってしまうことを理解しておきましょう。
情報量が多くなればなるほど、どこに何があるのか分からなくなってしまいます。
事前にルールを決めておかなければ、使いづらいツールになってしまうことを理解しておきましょう。
②スマホアプリに対応していない
DocBaseは、クラウドを通じて利用できるデータ共有ツールであることから、ウェブサイト上でデータ共有を実施します。
このとき、PCやスマホを使ってDocBaseを利用できますが、スマホアプリには対応していません。
スマホから利用する際には、毎回ブラウザを開いてログインする必要があるため、効率的な作業を求めているなら、PCの利用をおすすめします。
おわりに
この記事では、データ共有ツールとして利用できる「DocBase」の特徴や利用するメリット、注意点についてご紹介しました。
シンプルなユーザーインターフェースが搭載されているため、初心者でも使いやすいのが特徴です。まだ、リアルタイムで文書の同時作成ができるなど、多機能性が魅力的なツールだといえます。
利用できる料金プランも豊富にあり、自社のニーズに合わせたプランが利用できます。安心かつ、効率的にデータ共有を行いたいなら、この機会にドッグベースを利用してみてはいかがでしょうか。
