社内ペーパーレス化｜ハンコ・サインを不要にするおすすめツール紹介

 

それなら、ペーパーレス化に役立つツールを把握して、課題を解決できるものを導入してみてはいかがでしょうか。

 

この記事では、ペーパーレス化の課題や導入をうまく進めるポイント、そして導入におすすめのツールについてご紹介します。

 

働き方改革や業務効率化に関わるポイントですので、働きやすい職場にする参考にしてみてください。

 

社内が抱えるペーパーレス化の課題

 

 

そう考えても、なかなか導入できない場合があります。

まずは、ペーパーレス化を阻害してしまう2つの課題をご紹介します。

 

①紙ベースの書類で仕事を進めている

現在、書類作成や送信・受信などを紙ベースの資料で行っている企業も多いでしょう。

その中でも、ほとんどの業務を紙ベースで進行している場合には、ペーパーレス化にかなりの時間と労力が必要となります。

 

なぜなら、働き方のベースから変える必要があるからです。

 

今まで電子的なやり取りを行っておらず、社員のほとんどがペーパーレス化に対応する知識や経験がありません。

 

一部を電子化している企業と比べて、1から抜本的な改革が必要になるため、ペーパーレス化を実現する大きな壁となってしまうでしょう。

 

②ペーパーレス化に抵抗感を持つ従業員がいる

ペーパーレス化を実現するためには、社員全員の同意をとることも大切ですが、それよりも大切なポイントがあるのをご存じでしょうか。

 

それは、新技術の導入判断に関わる人物から了承を得ることです。

 

例えば、部署のトップである部門長や部長、常務、社長は、新しい技術・サービス導入に必ず関わってきます。

中には、ペーパーレス化に対して抵抗を持つ人物も多くいるでしょう。

ただ提案書を提出するだけではなく、外堀を埋めるために、説得が欠かせません。

 

ペーパーレス化をうまく進めるポイント

 

ペーパーレス化を進行するためには、多数の壁があることが分かりました。

では、どのようにしてペーパーレス化をうまく進めていけばよいのでしょうか。

 

ここでは、3つのポイントに分けてペーパーレス化を導入するためのポイントを整理しました。

 

各ポイントでは、どれも事前準備が欠かせません。

始めやすい項目から準備を進めてみてください。

 

ポイント①：社内研修や告知に力を入れる

ペーパーレス化を進めるためには、事前に関係者にペーパーレス化に関する次のポイントを理解してもらう必要があります。

 

何事も、まずは知識を持ってもらわないことには、判断してもらえません。

 

よって、定期的に新技術や働き方改革のための社内研修を実施したり、資料を作成して社内報などに載せて情報を告知することが有効です。

 

ポイント②：段階的にペーパーレス化を進めていく

ペーパーレス化を突き進めても、それに対応できる人間がいなければ、導入が頓挫してしまいます。

 

よって、ひとりですべてを進めてしまうのではなく、段階的に導入していくことが大切です。

例えば、次のような段階に分けてペーパーレス化を進行してみてはいかがでしょうか。

 

基本的には、問題点の抽出と改善効果を検討しつつ、ひとつずつゆっくりとペーパーレス化を進めていくことが理想です。

例えば、押印を電子印に変更するなど、移動や準備、やり直しの手間をなくしやすいものから始めてみてください。

 

ポイント③：初心者でも使いやすいツールを見つける

ペーパーレス化を進めるためには、ペーパーレス化のサービス・ツールを導入する必要があります。

 

このとき、いきなり汎用性の高い複雑なツールを導入しようと考える方もいますが、次のような問題があります。

 

ペーパーレス化をスムーズに進めたいなら、社員全員が使いやすい「シンプル」なツールから導入するのがおすすめです。

分かりづらいツールだと社内に浸透しづらく、ペーパーレス化が頓挫しやすいので注意しましょう。

 

おすすめペーパーレス化ツール3選

 

ペーパーレス化を進めるにあたり、必要となるのがツール選びです。

 

最後にペーパーレス化に効果的な3つのおすすめツールをご紹介します。

機能も含めて解説しているので、働き方改革の参考にしてください。

 

①契約書を電子化できる「クラウドサイン」

 

クラウドサインは、弁護士ドットコムが提供するクラウド版のペーパーレス化ツールです。

 

書類を用いる作業をクラウド化し、ツール内で書類作成・確認・承認などを実施できます。

また、作業担当者・送り先企業の情報を一元管理できることから、社員全員がまとめて利用しやすいツールだといます。

 

料金表
ライトプラン	10,000円/月
コンプリートプラン	28,000円/月
エンタープライズプラン	見積もり

 

 

②請求書受領を効率化する「バクラク請求書」

 

バクラク請求書は、株式会社LayerXが提供するクラウド版の請求書ペーパーレス化ツールです。

 

属人化しやすく紙媒体で管理されている請求書をクラウドで一括管理し、関係者全員が同じデータをチェックできるため、請求書の準備を効率化できるツールだといえます。

 

承認作業も含めてらくらく管理できることはもちろん、テンプレートを利用して効率よく請求書を準備できるのが特徴です。

 

料金表
プラン情報なし	要問合せ

 

③文書データを管理できる「楽々Document Plus」

 

楽々Document Plusは株式会社住友電工情報システムが提供するクラウド版の文書管理ツールです。

 

フォルダで管理するデータをまとめて電子化でき、資料作成や共有作業をすべて効率化できます。

 

また、業務ごとにフォルダ分けできるため、社内全員で共有してツールを利用できるのが魅力です。

バラバラに作成されやすい文書に統一性をもたせ、ペーパーレス化にも貢献するため、働き方改革としても効果を発揮します。

 

料金表
プラン情報なし	要問合せ

 

おわりに

この記事では、数多くの企業が課題として抱えている「ペーパーレス化」の解決策として、うまく導入を進めるポイントやおすすめツールをご紹介しました。

 

ペーパーレス化は、社員の理解や承認者に意識づけを行うことが大切です。いままでペーパーレス化を上手く進められなかったのなら、この機会に下準備を進めてみてはいかがでしょうか。