メールや電話で連絡を取るとき、相手からの返信が遅いことや個別の連絡が面倒に感じることもあるでしょう。
とくに部署やチームで活動する業務が関わると、かなりボトルネックに感じるはずです。
そこでこの記事では、時間がかかってしまうコミュニケーションの課題を解決し、業務を高速化できるチャットアプリについて解説します。
働き方改革や業務効率化にもつながる力を持っているので、ぜひチェックしてみてください。
チャットアプリとは
チャットアプリとは、参加ユーザー複数人で連絡を取り合えるアプリケーションのことです。
例えばプライベートでよく利用されている「LINE」のように、上から下へとメッセージが流れていくものだとイメージしましょう。
チャットアプリを利用すれば、メールや電話のような対個人ではなく、複数人で同時に連絡できる魅力があります。
また近年では、業務用で使えるチャットアプリも多数登場している状況です。
企業やチームの中には、ほとんどの連絡をチャットアプリのみで完結しているところがあるなど、効率的な連絡手段として注目されています。
チャットアプリの魅力
従来のメール・電話コミュニケーションの課題を解決してくれるチャットアプリですが、アプリを導入することにはどのような魅力があるのでしょうか。
ここでは、導入によって役立つ３つの魅力を紹介していきます。
①コミュニケーションの効率化
チャットアプリには、次のようなコミュニケーションを効率化する機能が搭載されています。
- グループ機能
- チャット機能
- データ共有機能
- スケジュール機能
例えばチャットアプリは、指定したユーザーだけを招待できるグループ機能が搭載されています。
またユーザー同士でスケジュール・タスクを共有できたり、データのやり取りも可能です。
従来のメールだと時間がかかっていた社内コミュニケーションも、チャットアプリがあれば簡易的に連絡できる魅力があります。
②テレワークに活用できる
新型コロナウイルスのまん延に伴い、多くの企業でテレワークが導入されることとなりました。
今まで顔を合わせて仕事していた状態から一変し、対面ではなくメールや通話でコミュニケーションを取る機会が増えています。
この影響により、今まで利用していたメールや電話だけだと、複数人での連絡が難しいという問題が浮き彫りになり、チャットアプリの需要が高まりました。
顔の見えない環境のなか複数人で仕事を行う場合には、グループチャット機能をもつチャットアプリが活用できます。
参加ユーザーの離席状況もチェックできるので、コロナ禍における便利な連携ツールとして重宝するのが特徴です。
③基本無料で利用可能
チャットアプリの多くは、基本無料で利用できます。
導入や月額料金がかからないことはもちろん、基本利用だけなら費用をかけずに利用できるのが魅力です。
中には、今まで無料メールを利用して仕事をしていた人も多いでしょう。
その状況の中、チャットアプリの導入の必要性が増して追加料金が発生するのを避けたい人も多いはずです。
それならまずは、無料範囲内でチャットツールを活用してみましょう。
もちろん、チャットアプリは無料機能だけでなく有料機能も搭載されています。
無料機能では制限が設けられる「グループチャット数」「参加人数」等の制限がなくなり、複数人でのコミュニケーションを効率化することも可能です。
もし料金よりも機能性を重視したいなら、無料と有料の違いを把握し、どちらを導入すべきか検討してみるのもいいでしょう。
おすすめチャットアプリ3選
業務の効率化を図りたいならチャットアプリの導入が便利です。
しかし、アプリの種類が多く、どのアプリを導入したらよいか分からないと悩む人もいるでしょう。
そこで最後に、機能性と使いやすさに優れるおすすめチャットアプリを3つ紹介します。
①チャットワーク
「チャットワーク」はChatwork株式会社から提供されているチャットアプリです。
中小企業向けのビジネスチャットアプリとして人気を集めており、次の機能が利用できます。
- 個人チャット
- グループチャット
- データ共有
- ビデオ通話
コミュニケーションに必要な機能を丸ごと利用できるほか、書き込まれたチャット内容をタスクとして設定できる機能があります。
また、文字のやり取りを行いながら、まるで会話しているようにスピーディーなコミュニケーションを実現できるといった魅力があり、ユーザー間のやり取りを効率化できる力を持つのが特徴です。
②Slack
「Slack」はSlack Technologiesから提供されているチャットアプリです。
個人チャット、グループチャットができることはもちろん、書き込まれた投稿に絵文字等を利用してリアクションできる便利なアプリとして人気を集めています。
またグループ内で共有したいデータがある場合、チャット画面上にデータを常時共有できたり、投稿された内容を邪魔しないスレッド機能を利用可能です。
他ツールとの連携性にも優れ、スケジュール管理やタスク管理もまとめて実施できます。
③Trello
「Trello」はアトラシアン株式会社から提供されているチャットアプリです。
共有する画面がおしゃれなほか、タスク管理をフォルダ分けできたり、ドラッグアンドドロップで移動できたりと、初心者でも扱いやすい操作性が魅力的なアプリとなっています。
また、タスク管理画面内ではタイムスケジュールを設定できたり、作業状況の整理できたりと、離れた場所にいるユーザーの作業状況が把握しやすいのも魅力です。
まるでホワイトボードに作業を書き込むかのように、表示させておくだけで状況把握ができるので、チームワークが欠かせない業務で役立つアプリだといえます。
おわりに
この記事では、業務効率化を図り、コミュニケーションを向上させる「チャットアプリ」の特徴やメリット、そしておすすめアプリを紹介しました。
コロナ禍におけるリモートワークという仕事の変化にも対応でき、従来必要とされていたメールや電話でのコミュニケーションを加速化できるツールとして注目されています。
基本無料で利用できるほか、アプリごとに使いやすい機能が充実しているので、まずはどのアプリが使いやすいのかお試し利用を始めてみてはいかがでしょうか。
