RPAを利用すれば仕事を自動化できる。
なかには興味を持ち、RPAについて調べたことがある人もいらっしゃるのではないでしょうか。しかし、詳しい仕組みが分からず導入の判断ができないと悩んでいる人も多いはずです。
この記事では、RPAについて興味があるけど、仕組みから理解していきたいという人を対象に、仕組みの説明と、効率化できるポイントについて解説しています。
今の仕事状況を改善・向上していきたいと考えているのなら、ぜひチェックしてみてください。
RPAとは
RPA（Robotic Process Automation）は、仕事のあらゆる作業を自動化できる便利ツールのひとつです。従来、人間が行っていた作業をソフトウェアロボットが実施していくというテクノロジー技術であり、企業にあわせたカスタマイズが行えると注目を集めています。
まるでパズルのように作業工程を組み立てることができ、複数の作業を同時にRPAが実行してくれます。単純作業が多かった人間の仕事をロボットに任せられるため、RPA導入によって、人間は手作業よりも検討や計画といった「考える仕事」に注力できるようになっています。
RPAの導入前には仕組みを理解しよう
自動化ツールとして注目されているRPA。これは、どのような仕組みで利用できるのでしょうか。ここではRPAのもつ3つの仕組みについてそれぞれ解説していきます。
RPAの中には、SaaS技術が用いられているものも多く、自社PCに導入するコストや手間をかけずにWEB上で自動化ツールを利用できます。
今までの提供されていたソフトウェアの多くは、CD-R形式で販売されているものばかりだったため、会社内で使えるPCが制限されていました。これに対しクラウド利用できるRPAは、ログインアカウントがあれば、どのPCからでもRPAが実行できます。つまり、ネット環境が整っている会社なら、どの会社でも利用できるのです。
RPAは、パズルのように自動化手順をカスタマイズできます。カスタマイズできる仕組みとしてはRPAが行う作業をブロック化してあることが関係しています。たとえば「特定のボタンをクリックするブロック」「データをある形式に変換するブロック」などが用意されており、それを並べていくことによって手順通りにRPAが作業を行っていきます。
こういったブロックを組み合わせていけば、次のような一貫した作業を自動化できる場合もあるのです。
- 莫大なデータをカテゴリ分けしてキレイに整理
- 整理したデータをもとにグラフを作成
- 出来上がった資料を関係者に一斉送信
手作業で複数のブラウザを立ち上げて操作する必要がなくなるため、柔軟な対応をしてくれるソフトだと言えます。
またRPAは、ほかにもディスプレイの特定の位置を指定する「座標指定」、色や文字列、形で情報を認識させる「オブジェクト認識」でクリックや操作対応が可能です。痒い所に手が届く柔軟性を持っているので、多くの会社で役立つツールではないでしょうか。
RPAは、単体のソフトにおける作業以外にも、複数のソフトと連携できる仕組みを兼ね備えています。たとえばMicrosoft OfficeのソフトウェアやAdobe PDFなど、いろんなソフトウェアをまとめて自動して操作できるのです。
人間が行う作業のほとんどをRPAに任せることができるため、ディスプレイに表示されているものであれば、自動化の仕組みに取り込めます。
ここまでは自動化できるけど、ここからは自動化できないという「行き止まり」をつくることなく利用できるので、この仕組みを活用して仕事効率化を目指していきましょう。
RPAを利用して仕事効率化できるポイント
「便利な仕組みを兼ね備えているRPA、これを今すぐ会社に取り入れていきたい」
そう考えているのなら、会社のどのような作業で活用できるのか把握しておくのがオススメです。たった一度しか行わない作業を自動化するのではなく、仕事の中で何度でも登場するような作業の自動化に特化したツールですので、RPAがよく用いられている仕事効率化のポイントを3つ解説していきます。
仕事の中で次のような繰り返し作業が発生していませんか？
- 資料作成の場合
- データ収集
- データ整理
- まとめたデータを図表にする
- 収支集計の場合
- 名目の振り分け
- 金額の算出
- 収支内訳書への記帳
このような仕事の中で「何度も発生する作業」はRPAを利用して自動化するのがオススメです。データや必要情報だけ人間の力で集めて、整理や図化などは全てRPAに任せる。RPAは決められたルールで動いていくので、ミスを減らすことにも繋がっていきます。
RPAには、ディスプレイの認識機能が搭載されています。RPAに座標指定やオブジェクト認識で操作したいアプリケーションの位置や操作してほしいボタンを設定しておけば、ほとんど人間が行うような作業をRPAに任せられます。
人間が行う作業はディスプレイを通して操作するため、考え方は同じです。人間と同じ行動をRPAに設定していけば、人間の手作業が減り、新たな仕事への挑戦、業務拡大など会社利益を伸ばすチャンスが手に入ります。
RPAはPCを用いた操作だけでなく、ロボットといった機械に取り入れることが可能です。たとえば工場内作業など「流れ作業」と呼ばれる動きをすべて機械に設定する。機械は決められた動きを行うことから、安定品質の工場製品を作成できるのです。
また、工場によってはレーンが変われば新たな動きを設定する必要があります。この時、機械動作の変更はRPAの画面ブロックを変更するだけなので、かんたんに設定完了します。
おわりに
今回は、RPAのもつ便利な仕組みと、仕事効率化に使えるポイントを解説しました。RPAの導入によって従来人間が行っていた作業をPC処理に任せられるということもあり、人件費削減や仕事受注量の増加に繋げていけるのです。
人間の力だけだと、キャパシティを越えてしまう仕事でも、RPAを取り入れることによって簡単に解決できる場合があります。この機会にRPAの導入について考えてみてはどうでしょうか。
