連携ツールが豊富｜Dropboxを使ってデータ共有を可能に

 

それなら、業務用のデータ共有に利用でき、連携ツールが豊富なDropboxを使ってみてはいかがでしょうか。

 

この記事では、Dropboxの特徴や導入するメリット、利用する際の注意点についてご紹介します。

また、有料版と無料版の違いについても解説しているので、データ共有サービスを導入したい人は、ぜひ参考にしてみてください。

 

Dropboxとは？

Dropboxとは、ファイル同期手段を提供するDropbox.incが提供するサービスのことです。2007年よりサービスを開始し、15年以上の実績を持つ人気のデータ共有サービスとなります。

 

業務やプライベートで利用しているデータを、クラウド上のストレージにまとめて保管できるほか、離れた場所にいる人とのデータ共有を楽にできるのが魅力です。

セキュリティ保護が行われた中でデータ共有が行えるため、機密情報なども安全に共有できます。

 

Dropboxの特徴
名称	Dropbox
ストレージ容量	Basicプラン：2GB Plusプラン：2TB Familyプラン：2TB Professionalプラン：3TB Standardプラン：5TB Advancedプラン：見積もり

 

 

Dropboxを業務に導入する3つのメリット

 

 

データ共有サービスのDropboxを導入することによって、3つのメリットが得られます。

 

初めての利用の方にもおすすめのポイントですので、気になる項目をチェックしてみてください。

 

①無料で開始できる

Dropboxについて、まずは使いやすさをチェックしたいと考える方も多いでしょう。

それなら、Dropboxは無料で開始し、そのまま利用できてしまうことをご存じでしょうか。

 

DropboxにはBasicプランが用意されており、合計2GBのクラウドストレージを自由に利用できます。

 

簡単なデータ共有に利用できる容量を利用できるため、まずはBasicプランから試してみてください。

 

②リアルタイムでデータを共有できる

Dropboxを利用すれば、リアルタイムでデータ共有ができます。

 

例えば、急いでデータを共有しなければならないユーザーがいたり、確認をお願いしたりすることもあるでしょう。

Dropboxのフォルダ上に、共有したいデータをドラッグ&ドロップするだけで簡単に共有が完了します。

 

時間をかけずにワンアクションでデータを共有できるため、テレワークや出張、営業とのやり取りなどに活用してみてください。

 

③さまざまなデバイスで共有できる

Dropboxが利用できるのは、仕事で利用するPCだけだとイメージしている方もいるでしょう。

 

じつはDropbox、スマホやタブレットなど、種類豊富なデバイスで共有できます。

 

外出先で利用するスマホやタブレットがあれば簡単にデータを共有できるので、持ち運ぶ荷物を最小限におさえられるのが魅力です。

 

SaaSサービスとして、ウェブ上でデータを操作できるため、PCでの操作と同様に、移動やダウンロード、共有設定を実施できます。

ポップアップ通知を設定しておけば、メール感覚で簡単にデータを共有できるので、ぜひ設定しておきましょう。

 

Dropboxを利用する注意点

 

便利に利用できるDropboxですが、次のことに注意しましょう。

 

 

特に、Basicプランは2GBという条件が設けられていますが、業務で利用する大量のデータをやり取りするのには向いていません。

 

また、注意点があるからといきなり有料プランを導入するのではなく、まずはBasicプランでお試し導入するのがおすすめです。

 

導入してうまく運用できない場合だけ有料プランを利用するのが、出費をおさえるポイントだといえます。

 

Dropboxの無料版・有料版の違い

 

 

そこで最後に、無料版と有料版で大きく異なるポイントをご紹介します。

 

使いやすさも変化してくるので、Dropboxを利用する前に確認しておきましょう。

 

①共有できるデータ容量

Dropboxに設けられているBasicプランでは、2GBのストレージ容量が設けられています。

 

一方、有料版のプランを利用すると、1,000倍の2TB～のストレージ容量を利用できるのが特徴です。

 

また、利用するプランによって共有できる最大容量が次のように変化します。

 

共有したいデータの容量が大きい場合には、共有データの上限が大きなプランを選ぶのがおすすめです。

 

②管理者権限の追加

Dropboxの無料版・有料版は、管理者権限の追加に関する機能が異なります。

 

一般的にBasicプランはアクセス管理機能を利用できませんが、有料プランになると共有ユーザーを自由に設定できるのが特徴です。

 

この人にはデータを共有したいけど、こっちの人にはデータを共有したくないという状況に対応したいなら、有料プランの利用をおすすめします。

 

③ファイル復元の期限設定

データ共有を行うとき、

という状況になる可能性があります。

 

このとき、利用するプランによってファイル復元期間が変化することを覚えておきましょう。

 

まず、BasicプランやProプランは、最大30日間の復元期間が設けられています。

一方、Businessプランでは、ファイル復元期間を無制限に設定してされています。

 

重要データを共有する会社であるほど、ファイル復元期間は長いに越したことはありません。プラン選びの条件として利用してみてはいかがでしょうか。

 

おわりに

この記事では、データ共有サービスのDropboxの概要や、利用するメリット・注意点、そして無料版・有料版の違いをご紹介しました。

 

基本的に、無料版はお試し利用としての機能だけ搭載されており、実用性は低めです。ただし、有料プランになると2TB～の大容量クラウドストレージが利用できるため、業務利用もできます。

 

複数あるデータ共有サービスの中でも使いやすいサービスですので、導入を検討してみてはいかがでしょうか。