リモートで活躍｜仕事効率がUPするおすすめデータ共有ツール3選

 

社員やチームが離れた場所で働くリモートワーク。

中には、作業効率が悪くて困っている人もいるでしょう。

 

そこでこの記事では、リモート中のデータ共有を効率化してくれるデータ共有ツールの魅力や、おすすめツールについてご紹介します。

データ共有時の連絡も効率化できるので、ぜひ参考にしてください。

 

リモートワークの2つの課題

 

最近では、テレワークといったリモートワークを導入した企業も増えてきています。

ただ、離れた場所で業務のやり取りを行うため、データ共有やコミュニケーションに負担を感じている企業もあるはずです。

 

中でもリモートワークには、次の2つの課題があります。

詳しく解説するので、自社の課題と照らし合わせてみてください。

 

①効率的なデータ共有が難しい

離れた場所で仕事をする際、各個人がバラバラにデータを保管して作業している企業もあるでしょう。

しかし、個別でデータを管理していると、チームで作業しづらいのが特徴です。

 

また、メールなどの連絡媒体を利用してデータを一斉送信した場合、毎回全員にデータを送る必要があるので大きな手間が発生します。

 

もしリモートワークを実施する場合には、リアルタイムでデータを共有できる専用のツールが必要です。

②データ共有の状況がわかりづらい

リモートワークを行う場合、複数人にメールしてデータを送付すると、どのデータが最新なのかが分からなくなってしまいます。

 

とくに、1つのデータを複数人でまとめて作業しなければいけない場合、誰がどのタイミングでデータに触れているのかを把握する必要があるでしょう。

 

このデータ共有状況については、PCの既存機能だけでは対応できません。

リモートワークを行うなら、リモートワークで役立つツールを導入しなければ、効率的に働けないと覚えておきましょう。

 

リモート業務でデータ共有ツールを導入する魅力

 

前述した課題を抱えている企業があるなら、ぜひリモートワーク用にクラウド上で利用できる「データ共有ツール」を導入してみてください。

 

ここでは、ツールを導入する魅力について3項目をご紹介します。

 

①リアルタイムでデータを共有できる

データ共有ツールがあれば、クラウド上にデータをアップロードした瞬間、関係者にデータを共有できます。

 

事前にデータを共有したい関係者を設定しておけば、その後はデータをアップロードするだけで、自動で関係者に共有できるのが魅力です。

 

メールなどでデータを共有する場合、毎回送信先を設定する必要があったり、作業状況を逐一報告したりする必要があります。

一方、データ共有ツールを利用すれば、上記の手間を削減でき、瞬時にデータを共有可能です。

 

また、データ共有ツール上のクラウドを、そのままワークスペースとして利用できるため、リモートワークを行いながらも、近くで働いているような仕事効率を発揮できます。

 

②大量のデータをまとめて管理できる

データ共有ツールは、大容量のクラウドを利用して、大量のデータを共有できます。

利用するツールによっては、有料版を利用することにより、大容量のデータを共有することも可能です。

 

また、無料版の中には数GBのデータを共有できるものが多数あります。

こまめにデータ管理を行えば、お金をかけずに大量のデータをまとめて管理できるでしょう。

 

例えば、1業務分のデータをクラウドで管理し、業務が終わったら、別の業務データと入れ替えるようにすれば、少ないクラウド容量でも問題なく利用できます。

 

③操作者・閲覧者をチェックできる

データ共有ツールでは、誰がどのデータに触れているのかを即座に確認できます。

 

中には、ブッキングしてしまうとデータの変更や追加がおかしくなる場合もあるため、リモートワーク時のデータの共有ミスを防止できるのが特徴です。

 

また、操作者に対して、データ共有ツール内でコメントを残せます。

例えば、次のような目的でコメントを残してみてはいかがでしょうか。

メールなどを利用したリモートワークでは、誰がどのデータに触れているのかを確認できないことから、リモートワークを効率化する重要な要素だといえます。

 

おすすめデータ共有ツール3選

最後に、リモートワークで利用しやすいデータ共有ツールを3つご紹介します。

 

特徴や利用するメリットも含めて解説するので、ぜひ参考にしてください。

 

①Googleドライブ

GoogleドライブはGoogleが提供しているクラウド版のデータ共有ツールです。

 

PC・スマホから簡単に利用できることはもちろん、Googleが提供する次のツールとの連携が行えます。

 

それぞれ業務で利用しやすいツールですので、普段からGoogleのツールを利用している方がいるなら、導入してみてはいかがでしょうか。

ツールの特徴
容量	15GBまで無料

 

②Dropbox

DropboxはDropbox.incが提供するクラウド版のデータ共有ツールです。

 

データ共有で利用できるほか、連携できるサービス・ツールが豊富にあるため、別ツールでダウンロードしたデータなどをDropbox内に直接保存し、共有できます。

 

長く親しまれているツールであり、他にも複数のビジネス向けサービスが提供されているので、リモートワークの導入ツールとして検討してみてはいかがでしょうか。

ツールの特徴
容量	2GBまで無料

 

③DocBase

DocBaseは、株式会社KRAYが提供しているビジネス向けのクラウド版のデータ共有ツールです。

 

データ共有ツールとしての機能だけではなく、文書作成やデータ解析といった幅広い機能を利用できます。

 

他2つのツールとは異なり、有料版での提供であることから、リモートワークに対応しやすいベースツールとして利用できるのが魅力です。

 

ツールの特徴
容量	スタータープラン：3GB（990円/月） ベーシックプラン：10GB（4950円/月） レギュラープラン：30GB（9900円/月） ビジネス100プラン：100GB（21450円/月）

 

おわりに

この記事では、コミュニケーションやデータ共有に手間がかかるリモートワークの課題を解決する方法として、データ共有ツールの魅力とおすすめツールについてご紹介しました。

 

基本無料で利用できるツールも豊富にあり、今すぐ導入できるツールも豊富にあります。

 

リモートワークで発生していた共有の手間やデータ編集のブッキングなどを避けるために、ぜひ導入をご検討ください。