改善したいけど方法はある？
中には、大切な用事や作業を忘れた経験がある人もいるでしょう。
もしも、スケジュールを忘れずに仕事を進めたいならチームで共有できるスケジュール管理ツールの導入がおすすめです。
この記事では、ツールの便利機能やおすすめサービスについて解説します。
うっかりミスをなくしたい人や、チームの動きを管理したい人はぜひ参考にしてみてください。
仕事内容や予定を忘れてしまう人はスケジュール管理ツールが便利
マルチタスクの仕事が苦手で、よく作業予定を忘れてしまう人もいるでしょう。
また、次に何をやればいいか分からなくなり、手が止まってしまう人もいるかもしれません。
しかし、作業が遅れれば遅れるほど、自分の首を絞めてしまうこととなります。
このときおすすめなのが、ネット環境があればいつでも利用できる「スケジュール管理ツール」です。
スケジュール管理ツールがあれば、スマホやPCでいつでも予定をチェックできるほか、自分だけでなく、部署やチームの状況もチェックできます。
便利機能が多数搭載された作業効率化ツールです。
もしスケジュール管理をしていない人や紙のスケジュール帳を使っている人は、導入を検討してみてください。
スケジュール管理ツールで使える便利機能
スケジュール管理ツールは、大きく分けて3つの便利機能が利用できます。
あなたの予定をしっかり管理してくれるほか、作業効率化に役立つ機能が利用できるので、まずは各項目をチェックしてみてください。
①アラーム機能で予定を忘れない
スケジュール管理ツールには、予定を通知してくれるアラーム機能が搭載されています。
例えば、スケジュールを追加するときに知らせてほしい日や時間を設定しておけば、自分が忘れそうなタイミングに合わせて通知可能です。
また、スケジュールの重要度を決めておけば色分けでアラームしてくれるなど、一目で内容を判断できます。
中には予定を入れていたけど、その予定を忘れてしまう人もいるでしょう。
アラームは度忘れ防止としても役立つため、ぜひ活用してみてください。
②スケジュール共有機能がチームで使える
仕事するとき、チームで連携しながら動く場合もあります。
このとき、自分の予定は把握できるけど、周りの人間を把握できずに、作業が遅くなってしまう場合もあるでしょう。
そこで、スケジュール管理ツールの共有機能を利用してみてください。
共有機能で各社員のスケジュールを一括管理すれば、誰がどの時間に動いているかを一目で判断できます。
また、チームの予定をいつでもチェックできるため、翌日以降のスケジュールを見るだけで作業をお願いできるか確認可能です。
また、周りの人たちに自分のスケジュールをチェックしてもらえるため、声掛けを行い、うっかり忘れを防止できる魅力があります。
③ツール連携機能で作業高速化
スケジュール管理ツールは、ただスケジュール管理として利用できるだけでなく他ツールとの連携が可能です。
連携機能を用いれば、次の作業効率化を行えるので活用してみてください。
- メモ帳と連携して素早く予定を反映させる
- メールと連携して予定を一斉送信する
- チャットツールと連携してコミュニケーションとして活用する
- Web会議ツールと連携して会議URLを自動発行する
各種、予定日に合わせて自動で通知することや、コミュニケーションの効率化に役立ちます。
利用するツールのメーカーによって連携できる範囲が異なるので、事前にチェックして選べば、あなたが抱える課題をすぐに解決できるでしょう。
作業効率化におすすめなスケジュール管理ツール3選
作業効率化に役立つスケジュール管理ツールは、様々な会社から提供されています。
しかし、種類が多すぎてどのツールを利用すべきか分からない人もいるはずです。
そこでここでは、特におすすめのスケジュール管理ツールを3つ紹介します。
使いやすく便利な機能が搭載されたものばかりなので、自分の悩みを解決してくれるツールなのかチェックしてみてください。
①Googleカレンダー
GoogleカレンダーはGoogleが提供するスケジュール管理ツールです。
自分の予定管理はもちろん、チームや社員とのスケジュール共有も行えます。
また、Googleサービスのほとんどと共有できるため、Web会議ツールの「GoogleMeet」と連携できたり「Google ToDoリスト」と連携してタスク管理も行えます。
Googleユーザーになれば無料で利用できる便利なツールなので、ぜひ活用してみてください。
②Spir（スピア）
Spirは、予定管理や日程調整などタイムマネジメントに特化したスケジュール管理ツールです。
スケジュールをドラッグアンドドロップで簡単に移動できたり、予定のカラーリングを行えたりするなど、見やすさと使いやすさを兼ね備えています。
また、GoogleカレンダーやWeb会議ツールとの連携も簡単であり、自動URL発行にも対応しているのが特徴です。
個人プランを無料で開始できるので、まずは使い心地をチェックしてみてはいかがでしょうか。
③LINE WORKS
普段からLINEでコミュニケーションを取っている方は、LINE WORKSの利用がおすすめです。
LINEのチャット管理機能はもちろん、カレンダーを利用したスケジュール調整、メンバー管理をスマホひとつで実施できます。
使い慣れているアプリなので、初めての利用でも簡単に操作可能です。
基本無料で利用できるスケジュール管理ツールなので、まずは操作感を試してみてください。
スケジュール管理ツールの選び方
スケジュール管理ツールの導入を検討しているなら、次の手順で導入を考えていきましょう。
- 自身（自社）が抱える課題を抽出して、解決できる機能をもつツールを見つける
- 使いやすさ・導入しやすさを知るため、候補ツールをお試し導入してみる
- 最終候補に挙がったツールの料金や将来性を検討する
同じようなツールであっても、実際に触ってみると使いやすさが異なります。
特に、複数人での利用を予定しているなら「使いやすさ」こそ重要なポイントとなるので、意識してツール選びを行ってみましょう。
おわりに
この記事では、スケジュール管理ツールの機能やおすすめツールについて解説しました。
ただスケジュール管理するだけでなく、アラーム機能や共有・連携機能を使うことにより、予定の度忘れを防止でき、作業効率化に役立ちます。
中には、普段からスケジュール管理を行っていない人もいるでしょう。
ただし、それが大きなミスを生み出すキッカケとなるため、この機会にツール導入を検討してみてはいかがでしょうか。
