もしもチーム全体の仕事効率化を図りたいなら「notion」というワークフロー管理ツールがおすすめです。
この記事ではnotionに備わった機能、導入するメリット・デメリットについて解説していきます。
また、notionの利用シーンも紹介しているので、業務効率化の参考にしてみてください。
notionとは
「notion」とは、Notion Labs, Inc.が提供しているクラウド型のワークフロー管理ツールです。
このツールは、大勢のワークフロー、タスク管理が行えるほか、チームコミュニケーションに役立つチャット機能が導入されています。
離れた場所でも簡単に業務を共有できるだけでなく、イントラサイトの作成、ドキュメント管理など、幅広い用途で利用できるのが魅力です。
国内企業のテレワーク化に伴い、メールや電話、掲示板でのワークフロー管理が大変になっていますよね。
インターネット接続環境下であれば、いつでもチームでコミュニケーションが取れることも含め、次世代の働き方にぴったりなツールではないでしょうか。
【料金表】
| パーソナルプラン | パーソナルProプラン | チームプラン | エンタープライズプラン | |
| 料金 | free | $4.0/月 | $8.0/月 | 見積もり |
| 利用機能 |
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notionの機能
notionはワークフロー管理を中心に、チームコミュニケーションを向上させる機能が搭載されています。
その中でも便利に利用されているのが次の機能です。
- メモ機能
- チーム管理機能
- スケジュール管理機能
- タスク管理機能
- テンプレート機能
notion内にダッシュボードを作成することによって、まるで掲示板を触っているかのように、チームの作業状況やタスク管理が行えます。
また、各タスクはスケジュール管理ができ、業務の進捗状況をすぐに判断できるのも魅力です。
また、notionには多彩なテンプレートが用意されています。
テンプレートを利用することによって、自身で画面設定を行うことなく、デザインシステムの整理が可能です。
公式サイトには、公式および一般ユーザーが作成したテンプレートギャラリーが公開されているので、ぜひ活用してみてください。
notionの導入メリット・デメリット
中には、すぐにでもnotionを利用したいと考える人もいるでしょう。
その前に、notionを導入することによるメリット・デメリットを理解しておくのがおすすめです。
企業、チームで役立つツールなのかチェックするためにも、各項目に目を通していきましょう。
notionのメリット
notionを利用するメリットは次の通りです。
- 基本無料で利用できる
- ネット環境があればどこでも接続可能
- 連携機能が豊富
まずnotionは基本無料で利用できます。
中には、高額な費用を払って利用するツールもありますが、notionなら予算を気にせず利用を始められるでしょう。
またnotionはクラウドを通じてワークフロー管理を行うため、PC・スマホデバイスの所持、そしてネット環境下の利用なら場所を問わず接続できます。
会社だけでなく、自宅やカフェ、出先でも利用できることから、人によって変化するワークスタイルにも対応可能です。
他にも、notionはGoogle提供サービスやコミュニケーションツールのslack、そのほか数千ものアプリと連携できるため、業務効率化に役立つツールだといえます。
notionのデメリット
便利に利用できるnotionですが、次のようなデメリットもあります。
- 機能が多すぎて作業が煩雑化する
- 5人を超えるユーザーと共有する場合は有料版の利用が必要
- 自由度が高いため事前計画が大切
まずnotionには、数え切れないほど充実した機能が搭載されています。
しかし充実している半面、初心者にとっては機能の把握が大変だったり、機能を使いきれない場合があるでしょう。
また、notionを5人を超える人数で利用したいときには、有料版の利用が必須となります。無料版には一部制限が設けられていることも含め、導入前にテスト利用から始めてください。
notionの自由度の高さにもデメリットがあります。
豊富なテンプレートが提供されていますが、あらかじめnotionをどういった目的で利用するのか考えておかないと、うまく活用できません。
まずはチーム、企業の課題を炙り出し、その課題解決に役立つ機能から触れていくのがおすすめです。
notionが使えるシーン
notionは自由度が高く、様々なシーンで活用できます。
最後に、個人利用、チーム利用の2つの観点から、利用に役立つシーンを紹介します。
❶個人タスク管理
notionは個人のタスク管理としても役立ちます。
例えば、次のような方法でnotionを利用してみるといいでしょう。
- ダッシュボードに自身のタスクを貼り付けて管理
- スケジュール管理を使って、作業忘れを回避
- 取引先ごとのルール決めをnotion内で管理
使い方は様々です。
メモ帳のように素早く書き込みできるので、計画、予定などを整理してみてはいかがでしょうか。
❷チームコミュニケーション
notionはチームコミュニケーションで大きな力を発揮します。
例えば、次のような活用がおすすめです。
- チーム全体を1つのダッシュボードで管理
- 1業務のタスクを作成して、スケジュールや進捗を管理
- 社内報や情報共有が必要な事項をnotion内で共有
連絡ツールとして利用できるのはもちろん、計画的な業務進行に欠かせないタスク管理・スケジュール管理を行えます。
チームでばらつきのある動きを出さず、スムーズな管理を希望しているなら、ぜひ利用してみてください。
おわりに
この記事では、ワークフロー管理ツールのnotionの魅力やメリット・デメリット、活用シーンについて解説しました。
個人利用、チーム利用など様々な用途で利用できるのはもちろん、タスク管理などを行うことによって、リモートワークなど離れた場所で働きながらも業務効率を実現できます。
初心者でも簡単にカスタマイズできるデザインテンプレートが豊富に用意されているので、まずは課題を抽出して、無料版notionで機能を体験してみましょう。
