会社で仕事効率化を考えたとき、RPAの導入ということに行きついた人も多いのではないでしょうか。ですが、具体的な導入のメリットがわからず困っている方も多いはずです。
この記事では、自動化ツールRPAを導入することによって、会社が得る3つのメリットについて解説しています。それぞれの項目は、今まで慢性的な課題であった仕事の繰り返し作業を解決できるポイントばかりなので、ぜひチェックしてみてください。
会社で導入すべきRPAとは
現在、少子高齢化や人材不足の影響もあり、多くの会社で残業時間の増加が問題視されています。中には夜遅くまで働かないと売上を確保できないという会社が出てきているため、多くの会社で仕事効率化の手法が求められています。
そこで役立つのが、人の作業や繰り返し作業を自動化できる「RPA」と呼ばれる自動化ツールです。自動化ツールの導入が人手不足に悩む会社の課題を解決してくれます。複雑な操作が必要なく、どんな会社でも簡単に導入できるツールなので、今、多くの企業から注目が集まっています。
RPAを導入することで仕事効率が上がる
RPAを導入すれば、仕事効率が格段に上昇すると言われています。では、どのような仕事の効率が上がっていくのでしょうか。
結論、RPAは考える作業以外ならどんな作業も適用できます。つまり、人が手を使って行う作業であればほとんどの作業を自動化できるのです。たとえば次の通り。
- できること
- PCを用いた入力が必要な作業
- 機械を用いた繰り返し作業
- できないこと
- 頭で考えて導き出すこと
- 抽象的な動きをする仕事
仕事の例を挙げると、データ入力や集計といった作業、ロボットが同じ道順を進むなどの作業はRPAで対応できます。一方、「どっちにしよう」と考えたり、「まずはふわっと表面だけ計画しよう」という人間が行うような仕事には適用できません。
今まで手作業が多く、考える時間を確保できていなかった会社であれば、現状を大きく改善できると言えます。単純作業はRPAに任せ、考える作業に注力する。これによって、仕事効率化が図れるようになることから、RPAの導入によって社員何人分もの効果を発揮するのです。
会社の課題とRPAを導入する3つのメリット
RPA導入によって得られるメリットは3つあります。「企業が悩んでいるシチュエーション」の情報も含めてそれぞれのメリットを紹介するので、1つずつチェックしていきましょう。
多くの企業は人手不足に悩んでいます。以前まで就職活動は企業が人材を選べる「買い手市場」でしたが、近年では就職活動者が会社を選ぶ「売り手市場」となっています。
中には、次のような人材確保の悩みを抱えている会社も多くあります。
- いろんな求人サイトに登録して会社情報を公開しているけれど、まったく応募してもらえない
- 募集求人に応募してもらえたけど、すでに複数の企業から内定をもらっている就職活動者だった
とくに中小企業など少数精鋭で働く会社であれば、この傾向が大きく、中には新入社員や優秀な人材が入らない企業も多くあります。しかし、この状態が長く続けば、いずれかなりの人手不足に陥り、会社存続の危機がやってくる可能性もあります。
この悩みを解決するのがRPAという自動化ツールです。自動化ツールで仕事内容をカスタマイズしていけば、社員数人分の能力を発揮するだけでなく、仕事ミスや休みも必要ありません。何度も登場するような仕事を自動化しておけば、人手不足という現状であっても、上手く乗り切ることができるので、かなり役立つツールだと言えるでしょう。
仕事によっては、作業工程が多く、そのすべての工程を1人で管理しなければならない業務もあります。しかし、作業量が多く複雑になればなるだけ、集中力や品質がマイナスな方向に変化していきます。場合によっては集中力の低下によって大きなミスを犯してしまうことも予想されます。
このミスを減らすためには、次の対策が必要です。
- 複雑な仕事をシンプルにしていく
- 余裕のある時間を確保していく
これをうまく解決するためには、新たな人材が必要になります。しかし、すぐにそういった人材は確保できません。
この時にもRPAが活躍します。RPAで複雑な仕事のうち、手作業や繰り返し作業が多い内容を自動化していけば、あなたが行う作業はデータの準備や検討、決定などに絞れます。今まで10割行っていた作業工程を少ない割合まで抑えられるようになれば、高品質な仕事を維持できるだけでなく、新たな仕事に挑戦する時間を確保できるようになります。
従来の仕事の行い方といえば、各担当者が1つの業務を1人で行っていくというタイプが多いと思います。しかし、全てを一括して行う中には得手不得手があり、効率よく業務を進められない場合も出てきます。
このとき、RPAを導入していけば、人間が行う作業をふるい分けできるようになります。仕事内容を細かく分けられるようになれば、1つの業務に対応する必要がなくなり、各担当は得意分野を活かしたスポット的な能力で仕事ができるようになります。
さながらアメリカスタイルの働き方ができるようになるため、得手不得手にとらわれず働ける魅力があります。
RPAはどの企業でも使える？
「RPAの導入メリットは分かったけど、うちの会社の仕事には適用できるの？」
そう考えている担当者様も多いと思います。
基本的にRPAはPCやロボットを用いる仕事なら、ほとんどの作業に適用できます。ただ、費用対効果を考えていく場合に、適用できる範囲が狭く、利用頻度が低くなってしまうと、RPAの効果をうまく発揮できません。
そこで、RPAの導入が役立つのかを確認するためにも、まずは自社で行っている業務のうち「繰り返し作業」「シンプルな作業」がどれくらいあるのか確認していきましょう。
たとえば、100名の社員が仕事をしていて、その内の20人分の作業がRPA導入に当てはまる作業なら、その人件費とRPAの導入コストを比較するというような流れです。
比較の結果、どちらが上回るのかを検討することによって、仕事効率化を得られるのか見えてくるので、ぜひチェックしてみてください。
おわりに
今回は、RPAの導入の中でも、導入によってどのようなメリットがあるのかをシチュエーション込みで説明しました。
「シンプルな作業」「繰り返し作業」といった仕事が多く、慢性的な課題となっているのならかなり役立つツールですので、導入について検討してみてはどうでしょうか。
